Die Energieversorgung war über Jahre historisch gewachsen. Unterschiedliche Lieferanten, unvollständige Vertragsunterlagen und fehlende Transparenz führten dazu, dass weder sämtliche Strom- und Gasanschlüsse noch die jeweiligen Verantwortlichkeiten eindeutig dokumentiert waren. Zu Projektbeginn waren lediglich 13 Zählpunkte bekannt. Wiederkehrende Nachzahlungen, Mahnungen und teilweise Zahlungsausfälle aufgrund unklarer Zuständigkeiten belasteten zusätzlich die Liquiditätsplanung. Gleichzeitig verhinderten die zersplitterten Verbrauchsmengen eine wirtschaftliche Beschaffung am Energiemarkt.

Im Rahmen einer vollständigen Bestandsaufnahme wurden sämtliche Strom- und Gasanschlüsse erhoben, fotografisch dokumentiert und den jeweiligen Gebäuden sowie Nutzungseinheiten eindeutig zugeordnet. Dabei wurden insgesamt 18 Zählpunkte identifiziert, darunter bisher nicht erfasste Anschlüsse wie Lift- und Stiegenhausstrom. Anschließend wurden sämtliche Lieferverträge, Verbrauchsdaten und Kosten analysiert und in einer zentralen Datenstruktur zusammengeführt. Durch die Bündelung eines Jahresverbrauchs von mehr als 400.000 kWh konnte erstmals als Großkunde am Markt aufgetreten werden. Nach einer strukturierten Angebotsprüfung wurden Strom- und Gaslieferungen auf den wirtschaftlich besten Anbieter konsolidiert. Ergänzend wurde ein digitales Energiecontrolling aufgebaut, das sämtliche Verträge, Verbräuche und Abrechnungen zentral über die jeweiligen Kundenportale transparent verfügbar macht.

Die Energiekosten konnten nachhaltig um mehr als 25 % reduziert werden. Gleichzeitig wurden unklare Zahlungsabläufe beseitigt, Nachzahlungen besser planbar und die organisatorischen Risiken durch fehlende Zuständigkeiten deutlich reduziert. Die vollständige Bilddokumentation aller Zähler erleichterte darüber hinaus spätere Wartungsarbeiten sowie den flächendeckenden Smart-Meter-Tausch durch die Wiener Netze erheblich. Das eingeführte Energiecontrolling wird seit vier Jahren erfolgreich genutzt und bildet bis heute die Grundlage für eine transparente Steuerung der Energieversorgung aller Standorte.