Ein Warenwirtschaftssystem aus den 1980er-Jahren bildete noch in den frühen 2010er-Jahren das Herzstück des Unternehmens. Sechs Mitarbeiter arbeiteten nach wie vor jeden Tag damit. Lagerverwaltung, Kommissionsware, Lieferscheine, Rechnungen und Kundendaten - alles lief über dieses System. Als der Novell-Server immer häufiger auszufallen begann, stand nicht nur ein Computer auf dem Spiel, sondern der gesamte Geschäftsbetrieb.

Auf der Suche nach einer langfristigen Lösung wurde ein modernes ERP-System für den Warenhandel vollständig eingerichtet und betriebsbereit vorbereitet. Während der Einführung zeigte sich jedoch, dass die größte Herausforderung nicht die Technik war. Die neuen Arbeitsabläufe unterschieden sich grundlegend vom gewohnten System und stießen bei den langjährig eingespielten Mitarbeitern auf große Zurückhaltung. Gemeinsam mit der Geschäftsführung entstand deshalb eine ungewöhnliche Übergangsstrategie.

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Das neue ERP blieb vollständig einsatzbereit im Hintergrund und diente als strategische Sicherheitsreserve - als Versicherung für den erwarteten Ausfall des bestehenden Systems. Gleichzeitig wurde das bestehende Warenwirtschaftssystem bewusst weiterbetrieben. Alle Daten wurden automatisch und tagesaktuell gesichert, sodass ein kurzfristiger Umstieg jederzeit möglich gewesen wäre.

Noch während dieser Übergangsphase erschien mit dbDOS eine neu entwickelte Virtualisierungslösung, die dem Unternehmen eine dritte Möglichkeit eröffnete. Das bestehende Warenwirtschaftssystem konnte auf aktueller Hardware weiterbetrieben werden, ohne die vertrauten Arbeitsabläufe aufzugeben. Das vorbereitete ERP blieb als Sicherheitsreserve erhalten und hätte bei Bedarf jederzeit übernommen werden können.

Aus der geplanten Übergangslösung entwickelte sich die langfristige Datenplattform des Unternehmens. Die langjährig eingespielten Arbeitsabläufe konnten ohne Unterbrechung fortgeführt werden, während gleichzeitig eine technisch stabile Grundlage für die Zukunft entstand.

Gedruckte Dokumente standen plötzlich auch digital als PDF zur Verfügung. Sie konnten automatisch archiviert und direkt per E-Mail versendet werden. Individuelle Excel-Werkzeuge erleichterten Datenauswertungen und ermöglichten unter anderem die automatische Erstellung von Bildkatalogen der Handelsware. Die Mitarbeiter arbeiteten weiterhin mit ihren vertrauten Abläufen und profitierten dennoch von einer modernen digitalen Arbeitsumgebung.

Das Warenwirtschaftssystem arbeitet bis heute produktiv, ohne dass der vorbereitete ERP-Wechsel jemals notwendig wurde.