Die vierköpfige Verwaltung einer Bildungseinrichtung war von hoher Arbeitsbelastung, steigender Unzufriedenheit und zunehmender Fluktuation geprägt. Die Leitung nahm eine Überlastung wahr, konnte jedoch nicht objektiv belegen, in welchen Bereichen die Ursachen lagen. Da die Arbeitsaufgaben oberflächlich betrachtet gleichmäßig verteilt schienen, fehlte eine belastbare Grundlage für organisatorische und personelle Entscheidungen.

BeBaCo® analysierte sämtliche administrativen Tätigkeiten, erfasste deren Häufigkeit und Bearbeitungsdauer und ordnete sie definierten Kompetenzbereichen zu. Auf dieser Grundlage wurde ein dynamisches Ressourcenbedarfsmodell entwickelt, das den tatsächlichen Netto-Arbeitszeitbedarf in Kopfstärken berechnete und verschiedene Personal- und Organisationsszenarien simulieren konnte.

Die Analyse machte sichtbar, dass die wahrgenommene Überlastung tatsächlich auf eine massive Unterdeckung in einzelnen Kompetenzbereichen zurückzuführen war. Zwei Mitarbeitende waren von einer strukturellen Überlastung betroffen. Die gewonnenen Erkenntnisse ermöglichten eine faktenbasierte Neustrukturierung der Verwaltungsorganisation, die Einstellung einer zusätzlichen Assistenzkraft und eine zielgerichtete Neuverteilung von Aufgaben.