Strategie & Wachstum
Unternehmensgründung: Strukturierter Weg von der Idee zum laufenden Betrieb
Unternehmensgründung wird oft als standardisierter Prozess dargestellt, der bloß einem Leitfaden oder einer Checkliste folgen muss. Der wirtschaftliche Erfolg, so hofft mancher Gründer, wird dann schon unweigerlich folgen. Doch während die Checkliste für jeden beim ersten Punkt beginnt, hat jedes Gründungsvorhaben seinen eigenen Ausgangspunkt. Manche haben bereits erste Angebote am Markt getestet oder verfügen über bestehende Kundenkontakte. Andere beginnen mit einer eher vagen Vorstellung davon, welches Unternehmen sie aufbauen möchten. Vor den ersten formalen Schritten und dem Abarbeiten einer „Gründer-Checkliste“ muss daher geklärt werden, wie weit das Vorhaben tatsächlich entwickelt ist.
Wer beispielsweise mit einem tollen Produkt in den Handelssektor vordringen möchte, braucht nicht nur eine Vorstellung vom späteren Sortiment. Er braucht die richtigen Lieferanten und muss die realen Einkaufskonditionen kennen. Daraus ergeben sich mögliche Verkaufspreise und die Frage, welche Kunden damit erreicht werden können. Auch Lagerung, Transport, mögliche Zollformalitäten und die Finanzierung des ersten Wareneinkaufs sind Kernfaktoren, die das spätere Geschäft bestimmen.
Selbstverständlich kann ein angehender Gründer nicht alle Vorgänge nach dem Haarspalterprinzip im Vorhinein durchrechnen. Nicht jede Frage muss beim eigentlichen Gründungsvorgang bis ins letzte Detail beantwortet sein. Die wesentlichen Annahmen sollten aber so weit geklärt sein, dass erkennbar wird, wie das Geschäft in der Praxis funktionieren soll. Je konkreter das Vorhaben wird, desto genauer lässt sich auch bestimmen, welche Rahmenbedingungen für den rechtmäßigen Betrieb gelten werden. Dazu gehört zum Beispiel die Frage, ob und welches Gewerbe für die geplante Tätigkeit erforderlich ist.
Welche gewerberechtlichen Voraussetzungen gelten, hängt davon ab, was das Unternehmen tatsächlich bewegen möchte. Ein Handelsbetrieb, ein Dienstleistungsanbieter oder ein Gastgewerbe unterliegen unterschiedlichen Voraussetzungen. Die konkrete Tätigkeit sollte vorab möglichst genau beschrieben werden, bevor die formale Umsetzung beginnt.
Die Gewerbeordnung unterscheidet insbesondere zwischen freien und reglementierten Gewerben. Bei einem „freien Gewerbe“ ist kein Befähigungsnachweis erforderlich. Für ein „reglementiertes Gewerbe“ muss dagegen die entsprechende Befähigung nachgewiesen werden. Welche Nachweise dafür verlangt oder anerkannt werden, hängt vom jeweiligen Gewerbe ab.
Wer ein reglementiertes Gewerbe ausüben möchte, muss außerdem klären, wer die Befähigung nachweist. Bei einem Einzelunternehmen kann das der Gewerbeinhaber selbst sein oder - wenn die Voraussetzungen dafür vorliegen - ein gewerberechtlicher Geschäftsführer. Gesellschaften wie OG, KG oder GmbH müssen unabhängig davon einen gewerberechtlichen Geschäftsführer bestellen. Bei einem reglementierten Gewerbe muss dieser auch den Befähigungsnachweis erbringen.
Neben der Tätigkeit spielt der Standort eine Rolle. Ein Büro stellt andere Anforderungen als ein Betrieb mit Maschinen, Lärm oder regelmäßigem Kundenverkehr. Je nach Betriebsweise und Nutzung kann zusätzlich eine Betriebsanlagengenehmigung erforderlich sein. Geplante Umbauten oder Nutzungsänderungen können weitere behördliche Fragen auslösen.
Neben dem passenden Gewerbe gehört die Wahl der Rechtsform zu den wesentlichen Entscheidungen einer Unternehmensgründung. Die Entscheidung wirkt sich auf Haftung, Kapitalbedarf, Steuern, Sozialversicherung und Rechnungslegung aus. Geplante Beteiligungen weiterer Gesellschafter oder Investoren fließen in die Entscheidung ein.
Die wichtigsten Unterschiede zwischen den gängigen Rechtsformen zeigt der folgende Überblick:
Über diese Strukturmerkmale hinaus unterscheiden sich die Rechtsformen auch steuerlich und sozialversicherungsrechtlich. Gewinne eines Einzelunternehmers unterliegen der Einkommensteuer, während bei einer Kapitalgesellschaft die Gesellschaft selbst der Körperschaftsteuer unterliegt. Werden Gewinne ausgeschüttet, unterliegen diese zusätzlich der Besteuerung auf Ebene der Gesellschafter. Die sozialversicherungsrechtliche Einordnung hängt wiederum von Rechtsform, Funktion und Beteiligungsverhältnissen ab.
Wer gemeinsam mit anderen gründet oder später weitere Beteiligungen ermöglichen möchte, sollte die zukünftige Eigentümerstruktur berücksichtigen. Die FlexKapG bietet dafür zusätzliche Gestaltungsmöglichkeiten, etwa durch Unternehmenswert-Anteile.
Die gewählte Rechtsform bestimmt wesentliche Spielregeln, unter denen das Unternehmen anschließend arbeitet.
Gerade in der Anfangsphase kann auf dem Geschäftskonto bereits Geld vorhanden sein, obwohl ein Teil davon für spätere Zahlungen benötigt wird. Doch Umsatz, Gewinn und verfügbare Liquidität sind nicht dasselbe. Neben der Höhe von Einnahmen und Ausgaben spielt der Zeitpunkt eine Rolle, zu dem das Geld tatsächlich ein- oder abfließt.
Das zeigt sich besonders bei der Sozialversicherung. Die Beiträge zur Sozialversicherung der Selbstständigen (SVS) werden zunächst vorläufig berechnet und später an die endgültige Beitragsgrundlage angepasst. Liegt die endgültige Beitragsgrundlage über der vorläufigen, können dadurch Nachzahlungen entstehen, die erst deutlich später zahlungswirksam werden.
Ähnlich verhält es sich bei Steuern. Wer einen Gewinn erwirtschaftet, sollte nicht den gesamten Betrag für private oder betriebliche Ausgaben verplanen. Je nach Rechtsform sind daraus später Einkommen- oder Körperschaftsteuer zu bezahlen. Die eingenommene Umsatzsteuer steht dem Unternehmen nicht wirklich zur freien Verfügung, sondern muss laut den steuerlichen Vorgaben abgeführt werden.
Das Timing spielt bereits vor den ersten laufenden Einnahmen eine Rolle. Erste Anschaffungen, Waren, Miete oder andere Anlaufkosten fallen häufig an, bevor entsprechende Umsätze hereinkommen. Der Kapitalbedarf endet deshalb nicht mit den unmittelbaren Gründungskosten. Maßgeblich ist, wie die Zeit bis zu ausreichenden laufenden Einnahmen finanziert wird und welcher finanzielle Puffer dafür zur Verfügung steht.
Wer spätere Steuer- und Sozialversicherungszahlungen bereits in der Finanzplanung berücksichtigt und dafür Reserven vorsieht, verhindert, dass zeitversetzte Verpflichtungen unerwartet die Liquidität belasten.
Ist geklärt, was das Unternehmen tun soll, wo es tätig wird und in welcher Rechtsform es geführt wird, braucht es auch formal das richtige Schild an der Tür. Welche Schritte dafür anstehen und in welcher Reihenfolge sie gesetzt werden, ergibt sich aus dem konkreten Vorhaben.
Bei einem Einzelunternehmen mit freiem Gewerbe kann die Gewerbeanmeldung im Mittelpunkt stehen. Wird dagegen eine GmbH gegründet und soll diese ein reglementiertes Gewerbe ausüben, kommen gesellschaftsrechtliche und gewerberechtliche Voraussetzungen zusammen. Die Gesellschaft muss errichtet, ein gewerberechtlicher Geschäftsführer bestellt und die Befähigung nachgewiesen werden.
Je nach Gründung gehören dazu etwa die Gewerbeanmeldung im Gewerbeinformationssystem Austria (GISA), die Eintragung ins Firmenbuch, die steuerliche Erfassung oder Meldungen zur Sozialversicherung.
Auch wenn die einzelnen Verfahren unterschiedliche Zwecke erfüllen, werden manche Unternehmensdaten an mehreren Stellen benötigt. Änderungen bei Firma, Vertretung oder Tätigkeit können je nach Verfahren weitere Meldungen oder Anpassungen auslösen.
Mit der formalen Umsetzung ist allerdings noch nicht sichergestellt, dass das Unternehmen für seinen ersten Auftrag bereit ist.
Die formalen Schritte sind endlich erledigt und der erste Kunde droht sprichwörtlich mit einem Auftrag. Nun muss das Unternehmen plötzlich im Alltag funktionieren. Spätestens mit dem ersten Auftrag zeigt sich, ob die praktische Grundlage für das Tagesgeschäft vorhanden ist.
Rechnungen und Zahlungen müssen abgewickelt, Belege und Verträge geordnet und Datenschutzvorgaben berücksichtigt werden. Kommen bereits zum Start Mitarbeiter hinzu, müssen die entsprechenden Personalprozesse eingerichtet sein.
Nicht jeder Gründer braucht vom ersten Tag an dieselben Systeme. Ein Unternehmen mit wenigen Kunden und überschaubaren Abläufen kann mit einer einfachen Struktur arbeiten. Sie reicht aus, solange sie im Alltag funktioniert und sich bei Bedarf erweitern lässt.
Die Grundorganisation muss nicht auf ein Unternehmen in fünf Jahren ausgelegt sein. Der Gründer braucht zum Start einfach ein funktionierendes „Aquarium“ mit genug Platz zum Schwimmen. Wächst das Unternehmen, kann später der Umzug in ein größeres Aquarium notwendig werden. Was sich darin bewährt hat, kann mitwachsen.
Die GmbH war gegründet, der Firmenbucheintrag erledigt und erste Kunden und Projekte waren vorhanden. Die gewerberechtliche Seite war dagegen nachrangig behandelt worden. Für den Start war ein freies Gewerbe gewählt worden, obwohl dieses die tatsächlich geplante Tätigkeit nicht ausreichend abbildete. Dahinter stand die Annahme, die genaue gewerberechtliche Lösung könne später nachgeholt werden.
Bei der steuerlichen Erfassung fiel jedoch auf, dass die gewerberechtliche Einordnung nicht zur angegebenen Geschäftstätigkeit passte. Was als aufschiebbare Formalität behandelt worden war, musste nun geklärt werden.
Der Gründer wandte sich daraufhin an BeBaCo®. Gemeinsam wurde geklärt, welche Gewerbeberechtigung für die tatsächliche Tätigkeit erforderlich war und wie die dafür nötige Befähigung nachgewiesen werden konnte. Da diese im Unternehmen nicht vorhanden war, wurde ein geeigneter gewerberechtlicher Geschäftsführer gesucht und die entsprechende Gewerbeanmeldung durchgeführt.
Der Fehler lag nicht darin, dass bei der Gründung irgendeine Formalität übersehen worden war. Der Fehler war die Annahme, das passende Gewerbe könne warten. Eine eingetragene GmbH und irgendein vorhandenes Gewerbe reichen nicht aus. Die Gewerbeberechtigung muss zu dem passen, was das Unternehmen tatsächlich tun will.
Ein Einzelunternehmen mit freiem Gewerbe kann schneller umgesetzt werden als eine Kapitalgesellschaft oder eine Gründung mit Befähigungsnachweisen und weiteren Genehmigungen. Eine Betriebsanlagengenehmigung kann den Zeitbedarf zusätzlich beeinflussen.
Die Kosten hängen vor allem von Rechtsform und Vorhaben ab. Zu den möglichen Kosten zählen neben der Errichtung einer Gesellschaft etwa Beratung, Genehmigungen, Standortkosten, erste Anschaffungen oder Waren. Einen allgemein gültigen Pauschalbetrag gibt es nicht.
Welche Rechtsform passt, richtet sich nach dem konkreten Unternehmen. In die Entscheidung fließen unter anderem Haftung, Kapitalbedarf, laufender Aufwand, steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Folgen sowie geplante Beteiligungen ein.
Bei Gesellschaften wie GmbH, OG oder KG ist für die Gewerbeausübung ein gewerberechtlicher Geschäftsführer zu bestellen. Bei einem reglementierten Gewerbe muss dieser auch die Befähigung nachweisen. Auch bei einem Einzelunternehmen kann ein gewerberechtlicher Geschäftsführer notwendig werden, wenn der Gewerbeinhaber die Befähigung nicht selbst erbringt.
Das Neugründungs-Förderungsgesetz (NeuFöG) ermöglicht unter bestimmten Voraussetzungen Befreiungen und Begünstigungen bei einigen Gebühren und Abgaben. Da dafür auch der Zeitpunkt relevant sein kann, sollten mögliche Begünstigungen bereits vor den betreffenden Gründungsschritten geprüft werden.
Mögliche laufende Kosten sind je nach Geschäftsmodell etwa Sozialversicherung, Buchhaltung und Steuerberatung, Miete, Versicherungen, Personal oder betriebliche Systeme. Zusätzlich sollten Reserven für zeitversetzte Steuer- und Sozialversicherungszahlungen eingeplant werden.
Eine Unternehmensgründung besteht nicht aus voneinander unabhängigen Formalitäten. Die einzelnen Entscheidungen greifen ineinander und haben rechtliche, wirtschaftliche und organisatorische Folgen. Auch wenn die formalen Schritte erledigt sind, muss das Unternehmen noch darauf vorbereitet sein, tatsächlich zu arbeiten.
Nicht jede spätere Entwicklung muss bis ins Detail feststehen. Entscheidend ist, die wesentlichen Entscheidungen bewusst zu treffen und ihre Auswirkungen auf das eigene Unternehmen zu verstehen.
Wer so gründet, arbeitet nicht einfach eine Checkliste ab. Er weiß, welchen Schritt er setzt, weshalb er notwendig ist und was daraus folgt. Er weiß, was er tut.
