Bildungseinrichtungen
Kindergarten eröffnen - von der Idee zur Bewilligung
Wer in Wien einen privaten Kindergarten eröffnet, gründet zugleich ein kleines Unternehmen. Die „Geschäftsidee“ wird im pädagogischen Konzept verpackt, und das „Produkt“ ist ein ganz besonderes: das Wohl der betreuten Kinder. Entsprechend genau schauen die Behörden auch hin, bevor die ersten Kinder aufgenommen werden dürfen. Bei der Vielzahl an Vorgaben und Vorschriften avanciert der Unternehmer schnell zum „Kindergarten-Cop“ - allerdings ganz ohne Muskelspiel und Krimispannung.
Die rechtliche Lage lässt dabei wenig Unschärfen zu. Für Kindergärten gilt das Wiener Kindergartengesetz (WKGG), für Kindergruppen und Tageseltern das Wiener Tagesbetreuungsgesetz (WTBG). Die Wahl ist keineswegs nur eine Frage des Namens. Sie legt fest, wie groß die Gruppen sein dürfen und welche Anforderungen an Personal und Räume gelten.
Die Wiener Vorschriften unterscheiden folgende Betreuungsformen:
Mit der Betreuungsform steht fest, welche fachlichen Regeln für den Kindergarten gelten. Davon getrennt ist die Frage, wer ihn rechtlich führt und gegenüber den Behörden vertritt. Diese Rolle übernimmt der Rechtsträger, der auch den Mietvertrag abschließt und später das Personal beschäftigt. Private Kindergärten werden in Wien häufig von einem Verein oder einer gemeinnützigen GmbH geführt. Ein Einzelunternehmen ist rechtlich möglich, wegen der persönlichen Haftung im geförderten Kindergartenbereich jedoch unüblich.
Die gewählte Rechtsform sagt für sich allein noch nichts über die Gemeinnützigkeit aus. Beim Verein kommt es auf die Statuten und die tatsächliche Geschäftsführung an. Bei der GmbH erfüllen der Gesellschaftsvertrag und die laufende Geschäftsführung dieselbe Funktion.
Bevor der Rechtsträger Mietverträge abschließt oder bei der Behörde auftritt, braucht er vertretungsbefugte Organe. Ein Verein erhält seine Rechtspersönlichkeit mit der Einladung der Vereinsbehörde zur Aufnahme der Vereinstätigkeit oder nach Ablauf der gesetzlichen Prüffrist ohne Untersagung. Im Zentralen Vereinsregister (ZVR) lässt sich anschließend nachvollziehen, wer den Verein nach außen vertreten darf. Bei einer GmbH entsteht die Rechtspersönlichkeit mit der Eintragung in das Firmenbuch. Für sie handelt die bestellte Geschäftsführung.
Wer den Rechtsträger vertreten darf und welchen Zweck er verfolgt, wird somit bereits in den Statuten oder im Gesellschaftsvertrag festgelegt. Von ihrem Inhalt hängen die Gemeinnützigkeit und die spätere Förderung ab. Sie sollten bei der Gründung rechtlich und steuerlich geprüft werden, damit die gewählte Konstruktion zum geplanten Kindergartenbetrieb passt.
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Bei der Standortsuche fällt der erste Blick ganz automatisch auf die Quadratmeterzahl. Doch die verfügbare Grundfläche allein sagt noch wenig darüber aus, ob sich die Räume für einen Kindergarten eignen. Die geplanten Gruppen brauchen vor allem eine Raumaufteilung, die den Tagesablauf unterstützt und die Aufsicht erleichtert. Ungünstige Zuschnitte erhöhen den Umbauaufwand und verlangen mitunter dauerhaft mehr Personal. Ein kleineres, klar gegliedertes Objekt kann sich daher oft besser eignen als eine große, verwinkelte Fläche.
Bevor die Wahl auf ein Lokal fällt, muss zudem geklärt werden, für welche Nutzung es baurechtlich genehmigt ist. Im Bauakt der MA37 ist vermerkt, ob die Räume etwa als Büro, Geschäftslokal oder Kindergarten bewilligt sind. Auch eine frühere Nutzung als Kindergarten genügt nicht als Nachweis. Es zählt, was die Baupolizei tatsächlich genehmigt hat. Bei einer anderen Raumwidmung braucht die geplante Verwendung in der Regel eine neue baurechtliche Bewilligung.
BeBaCo® prüft potenzielle Standorte mit einem eigenen 70-Punkte-System. Die räumliche Eignung wird dabei gemeinsam mit den betrieblichen Möglichkeiten und den wirtschaftlichen Folgen betrachtet. Offene Fragen werden sichtbar, bevor eine aufwendige Detailplanung beginnt. Das System ist keine behördliche Checkliste, sondern stammt aus der Beratungspraxis.
Auch ein grundsätzlich geeignetes Objekt braucht für den Betrieb eines Kindergartens meist bauliche Anpassungen. Häufig beginnt der Umbau bei den Sanitärräumen. Die WKGVO verlangt für jede Gruppe zwei kindgerechte Toiletten und zwei kindgerechte Waschtische. Für eine Kindergruppe nach der WTBVO genügt dagegen ein WC sowie ein Waschraum oder zumindest eine Waschgelegenheit. Dieser Unterschied kann Arbeiten an Leitungen, Abflüssen und Wänden notwendig machen und sich auf die gesamte Raumaufteilung auswirken.
Wie weit die Anpassungen reichen, hängt vom jeweiligen Objekt ab. Anforderungen an Sicherheit und Aufsicht können Veränderungen am Grundriss verlangen. Bei Wohnungseigentum kommt hinzu, dass für die geplanten Eingriffe mitunter Zustimmungen weiterer Miteigentümer benötigt werden.
Bauliche Planung und Mietvertrag gehören deshalb zusammen. Beginnt die Mietzahlung mit der Übergabe, läuft sie während des Umbaus und der Behördenverfahren weiter. Welche Arbeiten der Vermieter übernimmt und wer die Kosten bis zur Eröffnung trägt, gehört in die Vertragsverhandlung. Die passende Vereinbarung hängt vom Objekt und von der jeweiligen Verhandlungsposition ab.
Eine Kindergartengründung landet in Wien nicht auf einem einzigen Schreibtisch. MA37, MA11 und MA10 befassen sich mit demselben Vorhaben, stellen dabei aber unterschiedliche Fragen. Die Baupolizei beurteilt den Standort, die MA11 den geplanten Betrieb und die MA10 die Förderung.
Bei der MA37 geht es um die baurechtliche Seite des Objekts. Sie klärt, ob die Räume wie vorgesehen genutzt werden dürfen und welche Bewilligungen für den geplanten Umbau erforderlich sind. Ein positiver Bescheid der Baupolizei erlaubt jedoch noch keinen Kindergartenbetrieb.
Ob der Kindergarten seine Türen öffnen darf, beurteilt die MA11. Sie betrachtet die Räume und deren Ausstattung im Zusammenhang mit dem pädagogischen Konzept. Ebenso fließen der Rechtsträger, das Personal und die vorgesehene Organisation in die Prüfung ein. Sind die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt, erteilt die MA11 die Betriebsbewilligung.
Die Förderung folgt einem eigenen Verfahren. Beim Modell „Beitragsfreier Kindergarten“ bearbeitet die MA11 die erste Stufe des Förderansuchens. In der zweiten Stufe übernimmt die MA10. Eine Betriebsbewilligung ersetzt jedoch keine Förderzusage, ebenso wenig entscheidet die Förderung über die baurechtliche Nutzung des Standorts.
Auf dem Papier sind die Zuständigkeiten klar getrennt. In der praktischen Abwicklung verweist eine Abteilung mitunter auf eine Klärung, die bei einer anderen Stelle noch aussteht. Die drei Behördenwege müssen deshalb zeitlich aufeinander abgestimmt werden, obwohl jede Abteilung ihre eigene Entscheidung trifft.
Besonders sichtbar wird dieses Zusammenspiel beim Zeitpunkt des Bewilligungsantrags. Der Antrag bei der MA11 liegt mitten im Projekt. Für die Einreichung muss das Vorhaben so weit ausgearbeitet sein, dass die Behörde den geplanten Kindergarten beurteilen kann. Die Räume müssen zu diesem Zeitpunkt noch nicht vollständig fertiggestellt sein.
Nach der Antragstellung wird der Standort fertiggestellt und auf die Kommissionierung vorbereitet. Bei diesem Termin begutachtet die MA11 die hergestellten Räume und vergleicht sie mit dem eingereichten Vorhaben. Bis zum ersten Betreuungstag müssen die baurechtliche Situation und die Betriebsbewilligung zusammenpassen. Für die Förderung folgen nach der Eröffnung weitere Nachweise und die zweite Verfahrensstufe bei der MA10.
In der frühen Planung wirkt der Personalbedarf häufig noch überschaubar. Für jede Gruppe werden die vorgeschriebenen Betreuungspersonen angesetzt, und die benötigten Stellen werden überwiegend als Vollzeitstellen gedacht. Der Kindergartentag folgt jedoch keinem Raster aus 40-Stunden-Blöcken. Die Öffnungszeit reicht über die tägliche Arbeitszeit einer einzelnen Person hinaus, während Pausen und Abwesenheiten innerhalb dieser Zeit aufgefangen werden müssen.
Damit wird der Dienstplan zu einer der Kernfragen im laufenden Betrieb. Er legt fest, wer die Gruppen zu welcher Zeit und mit welcher Qualifikation betreut. Da das Personal zugleich den größten Kostenblock bildet, wirkt sich jede Besetzungsentscheidung auf die Qualität der Betreuung und das verfügbare Budget aus.
Ein Dienstplan kann am Bildschirm genau aufgehen und im Alltag trotzdem aus dem Takt geraten.
Wo Menschen mit Menschen arbeiten, gleicht kein gewöhnlicher Arbeitstag dem anderen. Mal ist die Gruppe voll besetzt, mal fehlen mehrere Kinder. Auch die Personalbesetzung verändert sich durch Urlaub, Krankenstände oder kurzfristige Ausfälle. Die Betreuung muss dennoch in der vorgesehenen Qualität weiterlaufen.
Die WKGVO gibt für die einzelnen Gruppenformen einen Mindestpersonaleinsatz vor. Diese Zahlen beschreiben, welche Besetzung vorhanden sein muss. Wie sich das Personal über den gesamten Betreuungstag verteilt, beantworten sie noch nicht. Selbst in den Randzeiten müssen die vorgeschriebenen Qualifikationen vorhanden sein.
Spätestens an diesem Punkt verändert sich das anfängliche Bild eines überwiegend vollzeitbeschäftigten Teams. Nicht jede erforderliche Besetzungszeit lässt sich sinnvoll in 40-Stunden-Stellen abbilden. Teilzeitkräfte schließen Lücken in den Randzeiten und geben dem Dienstplan mehr Beweglichkeit. Billiger sind sie deswegen nicht automatisch.
Wo der Mindestlohntarif gilt, wird eine Teilzeitstunde nämlich mit einem Teiler von 165 berechnet. Bei einer Vollzeitkraft verteilen sich 40 Wochenstunden im Monatsdurchschnitt auf gut 173 Stunden. Auf derselben Gehaltsstufe liegt der rechnerische Stundenlohn einer Teilzeitkraft somit rund fünf Prozent höher. Bei mehreren Teilzeitkräften macht sich dieser Unterschied im Personalbudget bemerkbar.
Ein Krankenstand oder eine notwendige Pausenablöse darf nicht sofort die gesamte Besetzung aus dem Gleichgewicht bringen. Eine personelle Reserve gibt dem Dienstplan den nötigen Spielraum.
Das BeBaCo®-Simulationsmodell zur Dienstplangestaltung bildet den Wochenverlauf mit dem verfügbaren Personal ab. Es zeigt, an welchen Stellen die Besetzung knapp wird und ob die gewählte Personalstruktur außerhalb eines idealen Arbeitstages funktioniert. Aus den gesetzlichen Mindestvorgaben entsteht so eine Besetzung, die für den tatsächlichen Kindergartenalltag gerechnet ist.
Nach der Eröffnung wird der Dienstplan zum laufenden Nachweis über den tatsächlichen Personaleinsatz. Bei der Jahresinspektion prüft ihn die MA11 und nimmt eine Kopie zum Akt. Auf diese Weise kann die Behörde nachvollziehen, ob die genehmigte Personalorganisation im Kindergartenalltag eingehalten wird.
Mit den Beschäftigungsverhältnissen befasst sich die MA10 in der zweiten Stufe des Förderverfahrens. Zu den einzureichenden Unterlagen gehören die Personalplanung und die Anmeldungen des Personals. Nach dem Beschäftigungsbeginn müssen Gehälter abgerechnet sowie Sozialversicherungsbeiträge und Lohnabgaben korrekt abgeführt werden. Finanzamt und Österreichische Gesundheitskasse (ÖGK) können die Abrechnungen noch Jahre später kontrollieren.
Im laufenden Betrieb liegt die Pflege des Dienstplans bei der Leitung. Verändert sich das Team, muss sie den Personaleinsatz neu abstimmen. Sie veranlasst notwendige Fort- und Weiterbildungen und sorgt dafür, dass neue Qualifikationen rechtzeitig erworben werden. Mit der Zahl der Gruppen nimmt auch der zeitliche Bedarf für diese Leitungsaufgaben zu. Dieser Anteil gehört ebenso in die Planung wie eine Stellvertretung, die bei Abwesenheit Verantwortung übernehmen kann.
Sobald eine Stelle besetzt wird, muss das entsprechende Gehalt richtig angesetzt werden. Einer Berufsbezeichnung lässt sich jedoch nicht ohne Weiteres ein bestimmter Betrag zuordnen. Welcher Kollektivvertrag oder Mindestlohntarif anzuwenden ist, richtet sich nach der tatsächlichen Tätigkeit, der Qualifikation und den Dienstjahren. Die Einstufung muss für den vorgesehenen Eröffnungszeitpunkt aktuell geprüft werden.
Da Ausbildungsnachweise und weitere Personalunterlagen bereits im Bewilligungsverfahren benötigt werden, beginnt die Suche nach geeigneten Mitarbeitern mehrere Monate vor dem geplanten Start. §3b WKGG ermöglicht unter festgelegten Voraussetzungen den zeitlich begrenzten Einsatz von Personen, die nicht über die regulär vorgesehene Ausbildung verfügen. Diese Regelung kann einen vorübergehenden Personalengpass überbrücken, aber nicht dauerhaft den benötigten Personalstamm ersetzen.
Am Dienstplan lässt sich schließlich ablesen, welche laufenden Personalkosten der Kindergarten tragen muss. Jede eingeplante Stelle erhöht die monatlichen Kosten des Kindergartenbetriebs. Von der Personalplanung führt der Weg so unmittelbar zur Finanzierungsplanung.
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Die Finanzierung beginnt lange vor dem ersten betreuten Kind. Schon die Suche nach einem geeigneten Standort verursacht Kosten. Sobald die Wahl auf ein Objekt fällt, steigen die Beträge deutlich. Über mehrere Monate laufen Miete, Planung und Umbau, während noch keine laufenden Einnahmen hereinkommen. Häufig nimmt auch die Leitung ihre Arbeit vor der Eröffnung auf, weil der Betrieb vorbereitet und die erforderlichen Unterlagen erstellt werden müssen.
Mit dem Eröffnungstag kommen Einnahmen hinzu, allerdings selten sofort in der geplanten Höhe. Die genehmigte Platzzahl sagt wenig darüber aus, wie viele Kinder den Kindergarten tatsächlich besuchen und in welchem Umfang sie betreut werden. Beides kann sich gerade in den ersten Monaten verändern. Da die Förderung pro Kind berechnet wird und teilweise vom Alter sowie vom Betreuungsumfang abhängt, können gleich große Gruppen unterschiedliche Einnahmen erzielen.
Ein gut angenommenes Angebot wird seine Auslastung nach und nach steigern.
Die wesentlichen Betriebskosten bestehen zu diesem Zeitpunkt aber schon in voller Höhe. Denn Räume und Betreuungsteam müssen für den angebotenen Betrieb schon bereitstehen, auch wenn noch Plätze frei sind. Der Finanzplan muss diesen Belegungsaufbau ebenso auffangen wie spätere Schwankungen.
Die Förderung der Stadt Wien setzt außerdem voraus, dass alle betrieblichen und förderrechtlichen Bedingungen erfüllt sind. Wann die ersten Zahlungen tatsächlich eingehen, hängt vom Abschluss der Fördervereinbarung und der vollständigen Abwicklung des Antrags ab. Ein Rechtsanspruch auf den Abschluss einer solchen Vereinbarung besteht nicht.
Eine Fremdfinanzierung kann in dieser Phase Abhilfe schaffen. Ob eine Bank den benötigten Kredit gewährt, hängt allerdings nicht allein vom Kindergartenprojekt ab. Ebenso maßgeblich sind die wirtschaftliche Situation und die Bonität des Antragstellers. Vor der Kreditaufnahme muss geklärt sein, wie Zinsen und Tilgungen aus den späteren Einnahmen bedient werden können. Ob und in welchem Umfang diese Zahlungen in der Förderabrechnung berücksichtigt werden, richtet sich nach der Fördervereinbarung und den jeweils geltenden Abrechnungsrichtlinien.
Die wirtschaftliche Planung bleibt nicht nur eine interne Rechenaufgabe. Für den Bewilligungsantrag bei der MA11 ist ein Businessplan über mindestens die ersten drei Betriebsjahre vorgesehen. Der darin enthaltene Finanzplan für den Kindergarten stellt den frühen Ausgaben die verfügbare Finanzierung und die erwarteten Einnahmen gegenüber. Auch die voraussichtliche Entwicklung der Belegung muss darin nachvollziehbar abgebildet sein.
Die Betriebsbewilligung erteilt die MA11. Die MA37 ist für die baurechtlich genehmigte Nutzung der Räume zuständig. Über die städtische Förderung entscheidet die MA10. Eine positive Entscheidung an einer Stelle ersetzt nicht die erforderliche Freigabe der anderen Behörden.
Die Stadt Wien nennt ab Antragstellung eine Verfahrensdauer von bis zu sechs Monaten, sofern alle Unterlagen zeitgerecht eingebracht werden. Die Vorbereitung vor der formellen Einreichung ist darin nicht enthalten. Fehlende Nachweise oder notwendige Korrekturen können das Verfahren zusätzlich verlängern.
§3b WKGG lässt einen zeitlich begrenzten Einsatz unter bestimmten Voraussetzungen zu. Die Verwendung muss der MA11 unverzüglich angezeigt werden. Außerdem muss die betreffende Person die gesetzlich vorgesehenen Anforderungen erfüllen und vor Beginn ihrer Tätigkeit eine vorgeschriebene Fortbildung absolvieren. Für eine Gruppe ist dieser Einsatz grundsätzlich auf höchstens zwei aufeinanderfolgende Kindergartenjahre begrenzt.
Nein. Der Mietvertrag regelt das Verhältnis zwischen Vermieter und Betreiber, ersetzt aber weder die baurechtliche Genehmigung der MA37 noch die Betriebsbewilligung der MA11. Im Vertrag lässt sich jedoch festlegen, wer die wirtschaftlichen Folgen trägt, wenn sich Bewilligungen verzögern oder ausbleiben. Dazu gehören vor allem der Mietbeginn, die Verantwortung für notwendige Umbauten und eine passende Ausstiegsmöglichkeit.
Bei der Gründung eines Kindergartens greifen Entscheidungen ineinander, die auf den ersten Blick wenig miteinander zu tun haben. Was im Mietvertrag vereinbart wird, kann Monate später die Finanzierung belasten. Die Raumaufteilung verändert den Personalbedarf. Und die Zusammensetzung des Teams beeinflusst sowohl die Bewilligung als auch das laufende Budget.
Wer diese Zusammenhänge früh erkennt, kann die einzelnen Verfahren sinnvoll ordnen und ihre Folgen abschätzen. Dabei müssen nicht alle Detailfragen gleichzeitig beantwortet werden. Jeder weitere Schritt braucht jedoch eine gute Grundlage in den Entscheidungen, die bereits getroffen wurden.
Am Ende öffnet ein neuer Kindergarten seine Türen, und die Kinder übernehmen die Räume, um die zuvor so lange gerungen wurde. Dieser Tag ist kein Sprung ins Ungewisse mehr, sondern das Ergebnis einer Gründung, bei der die einzelnen Teile rechtzeitig zusammengeführt wurden.
