Unternehmensgründung & Rechtsformen
Selbstständig machen - wenn aus Fachwissen ein eigenes Geschäft wird
Am ersten Tag der Selbstständigkeit sieht vieles noch vertraut aus. Die fachliche Arbeit ist dieselbe geblieben, vielleicht sitzt man sogar am gewohnten Schreibtisch und hält die „Wollen Sie mit dem Chef sprechen oder mit einem Mitarbeiter, der sich auskennt?“-Kaffeetasse in der Hand. Trotzdem hat sich etwas Grundlegendes verändert: Statt einzelne Arbeitsanweisungen zu erfüllen, übernimmt man ganze Aufträge.
Und hinter jedem dieser Aufträge steht plötzlich ein ganzer Betrieb. Aufgaben, die vorher auf verschiedene Abteilungen verteilt waren, liegen nun auf dem eigenen Tisch. Neben der Facharbeit müssen Kunden gewonnen, Rechnungen geschrieben und die Liquidität gesichert werden. Auch eingespielte Abläufe und administrative Unterstützung sind weggefallen.
Die neue Rolle lässt sich mit einem Kohlenschaufler in einer Dampflokomotive vergleichen. Solange er nur schaufelte, musste er sich weder um die Strecke noch um den Kohlenvorrat kümmern. Ging die Kohle aus, war der Nachschub Sache des Chefs - und eine kleine Verschnaufpause war wohl durchaus willkommen.
Mit der Selbstständigkeit bleibt die Schaufel in der Hand, doch nun führt er zugleich die Lokomotive. Er muss die Strecke kennen, den Fahrplan einhalten und für genügend Nachschub sorgen. Auch die Sicherheit der Fahrgäste liegt jetzt bei ihm. Verschnaufpause adé.
Urlaub, Feiertage und krankheitsbedingte Ausfälle trägt nun der eigene Betrieb. Er bezahlt auch Arbeitsmittel und Versicherungen sowie notwendige Weiterbildungen. Die Facharbeit bleibt das Herzstück, muss aber fortan das gesamte Paket finanzieren.
Die gewohnte 40-Stunden-Woche verleitet zu der Annahme, ein ähnliches Ausmaß später an Kunden verkaufen zu können. In einzelnen Wochen bleiben davon jedoch mitunter nur zehn verrechenbare Stunden.
Ein einstündiger Kundentermin mit jeweils einer halben Stunde An- und Abreise beansprucht bereits zwei Stunden. Wenn davor noch Unterlagen vorbereitet und danach Folgeaufgaben erledigt werden, ist rasch ein halber Arbeitstag vorbei.
Abseits der Kundentermine beginnt die Büroarbeit: Da warten E-Mails auf Antwort und Termine müssen geplant werden. Dazu kommen Angebote, die dringend hinausmüssen, und Rechnungen, die geschrieben werden wollen. Auch die Software verwaltet sich nicht von selbst und nebenbei dürfen Weiterbildung und Kundengewinnung nicht vernachlässigt werden. Direkte Zahlungseingänge bringen diese Arbeiten nicht, obwohl sie einen beträchtlichen Teil des Tages beanspruchen.
Ohne Erfahrungswerte aus dem eigenen Betrieb sind rund 50 Prozent verrechenbare Arbeitszeit ein brauchbarer Ausgangswert. Urlaub und Feiertage sowie Zeiten für Krankheit oder Fortbildung werden davor von der verfügbaren Jahresarbeitszeit abgezogen.
Beim Wechsel aus einer Anstellung orientiert sich die Preisvorstellung häufig am bisherigen Nettojahreslohn. Der Gedanke liegt nahe: Wird dieses Einkommen auf die gewohnte Arbeitszeit umgelegt, ergibt sich scheinbar ein passender Stunden- oder Tagessatz.
Im Angestelltenverhältnis sind Steuern und Sozialversicherung bereits vom Gehalt abgezogen, die Kosten des Arbeitsplatzes trägt der Arbeitgeber. In der Selbstständigkeit müssen all diese Ausgaben aus dem Umsatz finanziert werden. Der erforderliche Umsatz liegt daher deutlich über dem gewünschten persönlichen Einkommen.
Ausgangspunkt ist ein bisheriger Nettolohn von 2.500 Euro im Monat. Für die zusätzliche Verantwortung wird ein um 20 Prozent höheres persönliches Einkommen angesetzt. Gerechnet wird mit einem gewerblichen Einzelunternehmer ohne weitere Einkünfte oder persönliche Steuerabsetzbeträge:
Die Betriebskosten werden vor der Berechnung der SVS vom Umsatz abgezogen. Für die Einkommensteuer vermindern die SVS-Beiträge und der Gewinnfreibetrag das steuerpflichtige Einkommen. Von einem Stundensatz von rund 80 Euro bleiben in diesem Beispiel 42 Euro für den privaten Finanzbedarf.
Je nach Branche verschieben sich die Beträge erheblich. Eine eigene Werkstatt erhöht die Kosten, besonders wenn Maschinen oder Fahrzeuge finanziert werden müssen. Im Handel schlagen Einkauf und Lagerhaltung zu Buche, im Handwerk Material und Maschinenzeit. Diese Ausgaben müssen auf jene Leistungen verteilt werden, die sich verkaufen lassen.
Ein richtig berechneter Stunden- oder Tagessatz legt fest, was die eigene Arbeit kosten muss. Für den Kunden bleibt damit eine andere Frage offen: Was erhält er für diesen Preis? Gerade am Anfang fällt es oft schwer, das eigene fachliche Können in ein klar umrissenes Angebot zu übersetzen.
Ein Interessent setzt die notwendige Qualifikation meist voraus, sonst hätte er wohl kein Angebot angefragt. Ihn interessiert vielmehr, was er konkret erhält. Das Angebot muss daher den konkreten Auftrag beschreiben und klar abgrenzen. Auch der Aufwand für die Durchführung gehört in die Kalkulation.
Manche Angebote werden nach Zeit, andere nach Stück abgerechnet. Material und Arbeit können getrennt verrechnet werden. Für laufende Leistungen eignen sich wiederkehrende Entgelte. Pauschalpreise geben dem Kunden Kostensicherheit, verlagern das Risiko eines höheren Zeitaufwands jedoch auf den Anbieter. Übersehene Anfahrten, Vorbereitungszeiten oder Materialkosten schmälern selbst bei vollen Auftragsbüchern den Verdienst.
Mit der ersten bezahlten größeren Rechnung sieht auch das Geschäftskonto erfreulicher aus. Verfügbares Einkommen ist dieser Betrag noch nicht. Die Umsatzsteuer gehört dem Finanzamt; auch SVS und Einkommensteuer werden daraus bezahlt. Erst nach Abzug der Betriebskosten zeigt sich, was für private Entnahmen übrig bleibt.
Die SVS berechnet die Beiträge von Neugründern in den ersten drei Kalenderjahren vorläufig auf Basis der Mindestbeitragsgrundlage. Sobald der Einkommensteuerbescheid vorliegt, werden die Beiträge endgültig berechnet. Bei einem höheren Einkommen entsteht eine Nachzahlung.
Für gewerbliche Neugründer wird die Krankenversicherung in den ersten beiden Kalenderjahren nicht nachbemessen. In der Pensionsversicherung und ab dem dritten Jahr auch in der Krankenversicherung führen höhere Einkünfte dagegen zu Nachzahlungen. Treffen diese später mit bereits gestiegenen laufenden Beiträgen zusammen, sprechen wir in der Gründerberatung vom „verflixten vierten Jahr“.
Bei der Umsatzsteuer ist die Handhabung einfacher. Sie wird dem Kunden verrechnet, gehört aber dem Finanzamt. Nach jedem Zahlungseingang sollte sie daher vollständig zur Seite gelegt werden.
Die Einkommensteuer richtet sich nach dem Gewinn des gesamten Jahres. Ihre tatsächliche Höhe steht häufig erst fest, wenn das betreffende Geschäftsjahr längst vorbei und ein Teil des Geldes bereits ausgegeben ist.
Als vorsichtige Reserve bieten sich neben der Umsatzsteuer 45 bis 50 Prozent des Nettoerlöses für Einkommensteuer und SVS an. Nach den ersten Bescheiden und Vorschreibungen wird dieser Anteil an die eigenen Zahlen angepasst. Ein eigenes Rücklagenkonto verhindert, dass dieses Geld versehentlich in die monatliche Privatentnahme einfließt.
Bei einem Zahlungseingang von 120 Euro ergibt sich damit folgende vereinfachte Aufteilung:
Andernfalls bezahlt der nächste Auftrag nicht die nächste Anschaffung, sondern die Abgaben des vergangenen Jahres.
Die Selbstständigkeit muss nicht immer mit einem vollständigen Wechsel beginnen. Es geht auch in kleineren Schritten, etwa mit einem nebenberuflichen Einstieg. So bleibt das Einkommen aus der Anstellung erhalten, während sich im Geschäftsalltag zeigt, ob das Angebot ankommt und die Kundengewinnung funktioniert.
Gut eignet sich dieser Weg für Tätigkeiten mit geringem Startkapital und flexiblen Arbeitszeiten. Eine eigene Werkstatt verursacht dagegen oft schon vor dem ersten Auftrag erhebliche Kosten. Auch eine besondere Ausstattung kann den Kapitalbedarf erhöhen. Wer feste Anwesenheitszeiten einhalten oder erst einen neuen Kundenkreis aufbauen muss, wird sich mit einem nebenberuflichen Beginn ebenfalls schwertun. Wer nicht sofort ganz umsteigen will, kann zunächst die Arbeitszeit in der Anstellung reduzieren.
Vor einer Nebenbeschäftigung lohnt ein Blick in den Arbeitsvertrag. Bestehen Meldepflichten oder ein Konkurrenzverbot? Auch die gesamte Arbeitszeit muss innerhalb der gesetzlichen Grenzen bleiben.
Bis zu einem Jahresumsatz von 55.000 Euro erleichtert die Kleinunternehmerregelung den Einstieg. Es wird grundsätzlich keine Umsatzsteuer verrechnet, im Gegenzug entfällt der Vorsteuerabzug.
Wer ganz aus der Anstellung aussteigt, braucht dagegen einen ausreichenden finanziellen Puffer. Das Guthaben aus der Abfertigung Neu bleibt bei einer gewöhnlichen Selbstkündigung in der Vorsorgekasse und steht daher nicht sofort zur Verfügung. Auch bei bestehendem Auszahlungsanspruch erfolgt die Überweisung nicht unmittelbar nach dem Ende des Dienstverhältnisses. Die Rücklage muss auch den Zeitraum zwischen dem Ende der Anstellung und den ersten verlässlichen Einnahmen aus der Selbstständigkeit abdecken.
Nicht selten führt der erste Auftrag zurück an den früheren Arbeitsplatz - diesmal als selbstständiger Auftragnehmer. Der ehemalige Arbeitgeber kennt die fachliche Leistung, das notwendige Vertrauen ist vorhanden und lange Erklärungen entfallen. Für beide Seiten ist das ein bequemer Einstieg, der rasch erste Umsätze bringt.
Aus dieser Starthilfe sollte aber keine dauerhafte Abhängigkeit entstehen. Denn wenn der Betrieb seinen einzigen Großkunden verliert, bricht auf einen Schlag ein beträchtlicher Teil des Umsatzes weg. Kleinere Aufträge verbreitern den Kundenkreis und zeigen zugleich, ob das Angebot auch außerhalb des vertrauten Umfelds funktioniert.
Bei einer besonders engen Bindung an einen Auftraggeber muss auch eine mögliche Scheinselbstständigkeit geprüft werden. Hier ist wichtig, wie die Zusammenarbeit im Alltag aussieht. Nutzt der Selbstständige eigene Arbeitsmittel oder die des Auftraggebers? Darf er seine Zeit frei einteilen? Unterliegt er den Weisungen des Auftraggebers? Auch die Möglichkeit einer Vertretung und das unternehmerische Risiko spielen dabei eine Rolle.
Ein großer Auftrag vermittelt leicht falsche Sicherheit. Während der Kalender über Monate gefüllt ist, bleibt für die Zeit danach möglicherweise nichts vorbereitet. Deshalb sollte die Kundengewinnung auch in arbeitsreichen Phasen weiterlaufen.
Zum privaten Finanzbedarf kommen die Betriebskosten sowie Einkommensteuer und SVS. Der daraus errechnete Jahresumsatz wird durch die verrechenbaren Stunden geteilt. Urlaub, Krankheit und Verwaltung werden davor von der verfügbaren Arbeitszeit abgezogen.
Die USt-Kleinunternehmerregelung betrifft die Umsatzsteuer. Bis zu einem Jahresumsatz von 55.000 Euro wird grundsätzlich keine Umsatzsteuer verrechnet, dafür entfällt der Vorsteuerabzug.
Die SVS-Ausnahme betrifft die Kranken- und Pensionsversicherung. Dafür gelten 2026 eine Einkommensgrenze von 6.613,20 Euro, eine Umsatzgrenze von 55.000 Euro und persönliche Voraussetzungen. Die Unfallversicherung bleibt bestehen.
Ob die Tätigkeit zulässig ist, zeigt zunächst ein Blick in den Arbeitsvertrag und auf mögliche Konkurrenzverbote. Daneben sind mögliche Meldepflichten und die gesetzlich zulässige Gesamtarbeitszeit zu beachten. Arbeitslohn und selbstständiger Gewinn werden steuerlich gemeinsam betrachtet. Ob eine Einkommensteuererklärung und zusätzliche SVS-Beiträge erforderlich sind, hängt von der Höhe der Einkünfte ab.
Die eingenommene Umsatzsteuer sollte nach jedem Zahlungseingang getrennt werden. Für Einkommensteuer und SVS werden anfangs zusätzlich 45 bis 50 Prozent des Nettoerlöses zurückgelegt. Nach den ersten Bescheiden wird dieser Anteil an die tatsächlichen Verhältnisse angepasst.
Wer sich selbstständig machen möchte, bringt meist schon etwas Wertvolles mit: sei es die über Jahre gewachsene Qualifikation oder eine Idee, an die er fest glaubt. Neu ist der betriebliche Rahmen, den es rund um diese Qualifikation oder Geschäftsidee aufzubauen gilt.
Um richtig durchstarten zu können, muss daraus ein Betrieb entstehen, der seine Kosten kennt und sein Angebot verkaufen kann.
Die Organisation dahinter darf dabei denkbar einfach sein, solange ehrlich gerechnet wird: Auch Ausfallszeiten und nicht verrechenbare Arbeit gehören in den Preis, und der Kunde muss auf Anhieb erkennen, was er für sein Geld erhält. Dann bleibt der Kopf frei für den nächsten Auftrag - und aus Qualifikation oder Idee wird ein Geschäft, von dem man leben kann.
